وحدة الصادر والوارد – شعبة الشؤون الإدارية

تطلع وحدة الصادر والوارد بدور محوري في تنظيم حركة المراسلات داخل الكلية وخارجها، بما يضمن الدقة في التوثيق والسرعة في الإنجاز، وفق آليات إدارية معتمدة تساهم في رفع كفاءة التواصل المؤسسي بين الكلية والجهات المرتبطة بها.

• استلام وتسجيل الوارد: استقبال جميع الكتب الرسمية والمذكرات من الجهات المختلفة وتوثيقها ضمن سجلات موحدة إلكترونية وورقية.
• توزيع المراسلات: إحالة الكتب الواردة إلى الجهات المعنية داخل الكلية ضمن أوقات زمنية محددة لضمان سرعة الإنجاز.
• صياغة الكتب الصادرة: إعداد المخاطبات الرسمية وتدقيقها شكليًا ومضمونيًا بالتنسيق مع المعنيين قبل الإرسال.
• أرشفة الوثائق: حفظ النسخ الأصلية من الكتب الصادرة والواردة ضمن نظام تصنيف يسهل الرجوع إليه عند الطلب.
• ضمان الخصوصية: التعامل مع الوثائق الحساسة والسرية وفق لوائح الحفظ المؤسسي المعتمدة.
• تقارير الإنجاز: إعداد ملخصات إحصائية دورية عن عدد المراسلات المنجزة ومستوى سرعة الردود.

تُمثل هذه الوحدة همزة الوصل بين إدارات الكلية المختلفة وبين الجهات الخارجية، وتعكس من خلال عملها صورة الكلية المؤسسية من حيث الدقة، الالتزام، والتنظيم.